什么是“文件”
无论一个组织是否已实施了正式的质量管理体系，组织的文件都有以下几项主要目的：
a）信息交流和沟通
信息交流和传输的工具。文件的类型及其篇幅取决于组织产品和过程的性质、沟通系统的正规程度、组织内部交流技巧水平以及组织文化。
b）符合性证据
提供策划已执行的证据。
c）知识共享
传播和保护组织经验。代表性的例子就是组织的技术规范，它是筹划和开发新产品的基础。