信息极其承载媒体。文件可以是纸张、计算机、磁盘、光盘或其他电子媒体、照片或样件或他们的组合。
文件的作用：传递信息、联络沟通、统一思想、规范行为。
文件的控制要求：
1、在文件发布前批准其适用性；
2、对文件应进行评审，包括正在编制的文件和现行适用文件，都应根据情况适时进行评审，必要时加以修改并重新批准其适用性；
3、对文件修订，可采取不同的形式，可更新文件，可在文件上修改等，但都应便于识别，对修订状态应加以识别如更改标识，更改一览表等。
4、在文件使用场所，应能方便的得到适用文件，并且为适宜版本。
5、确保文件有良好的保管手段，保持清晰、易于识别和检索。
6、对外来文件，如供方、顾客提供的要易于识别，对发放要有效的控制。
7、对作废文件要重点控制，应及时收回，
典型的文件包括：形成文件的质量方针和质量目标、质量手册、标准所要求的形成文件的程序、组织为确保其过程有效的策划、运作和控制所需要的文件。